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Colpi di diritto

Rimborso spese per i pasti: colpo d’occhio

© Werner Moser / Pixabay

La questione dei rimborsi spese genera spesso discussioni, i cui costi possono risultare nettamente superiori agli importi in gioco – per non parlare delle sollecitazioni nervose per tutte le parti coinvolte

L’art. 327a del Codice delle obbligazioni stabilisce che «il datore di lavoro deve rimborsare al lavoratore tutte le spese rese necessarie dall’esecuzione del lavoro e, se è occupato fuori del luogo di lavoro, anche le spese di sussistenza». Sebbene questa regola sia nota a tutte le lavoratrici e a tutti i lavoratori dipendenti, ciò non significa che tutto sia chiaro, perché in linea di massima le spese devono essere documentate. Gli esempi seguenti illustrano problemi curiosi in cui, come spesso succede quando si tratta di questioni di diritto o di obbligo di pagamento, il senso di giustizia individuale prevale sul fatto che gli importi in discussione siano tutto sommato contenuti.

Caso 1: Sergio, Benoît e Beat e l’indennità forfettaria di spesa.

I tre amici, che già conosciamo, partecipano ad una riunione fuori sede, che dura tutto il giorno. Il programma prevede una pausa, ma non il pasto.

La situazione appare molto semplice: tutti e tre mangiano allo stesso ristorante e ricevono un rimborso spese forfettario. Sergio trova però questo rimborso ingiusto: il menù più economico era esaurito, per cui ha dovuto prendere quello più costoso. Così, mentre i suoi colleghi beneficiano di un piccolo supplemento di 1 franco e sessanta lui, in mancanza di alternative, si è ritrovato a dover spendere il triplo. La sua richiesta di rimborso dei costi aggiuntivi non ha però speranze: essendo stato convenuto un importo forfettario, il datore di lavoro non è tenuto ad andare oltre, né i suoi colleghi a restituire i CHF 1,60 ricevuti in più.

Caso 2: Sergio, Benoît e Beat e il rimborso spese contro ricevuta.

I nostri tre colleghi sono di nuovo ad una riunione fuori sede di un un’intera giornata. Stavolta, però, Sergio va a pranzo alla mensa del personale, Benoît ha comprato un’insalata da asporto la sera prima e Beat mangia un panino portato da casa.

Il rimborso spese rischia però di sorridere solo a Sergio. Benoît deve spiegare perché la data sulla ricevuta non corrisponde a quella dell’incontro e Beat probabilmente resterà a mani vuote perché non ha la ricevuta. L’unica in suo possesso è quella della spesa settimanale, ma bisognerebbe estrapolarne il costo delle due fette di pane, del burro e del prosciutto impiegati. Spese decisamente poco rilevanti, ma Beat si sente comunque trattato ingiustamente.

Caso 3: Home office – Sergio, Benoît e Beat seguono una formazione video di un giorno intero.

Sergio e Beat vi partecipano da casa. Benoît, che non dispone di un computer portatile con fotocamera, si reca nell’ufficio più vicino, da dove può partecipare alla formazione su una postazione di lavoro libera.

Nonostante il corso non si svolga al posto di lavoro, Sergio e Beat non ricevono nessun rimborso spese, perché sono a casa e quindi non devono mangiare fuori. E Benoît? Non è a casa, ma nemmeno sul posto di lavoro. Se fosse in grado di presentare una ricevuta, probabilmente avrebbe buone possibilità di ottenere un rimborso. Se questo avviene in forma forfettaria, è tuttavia possibile che si verifichi dapprima se non gli sarebbe stato possibile seguire la formazione dal suo posto di lavoro.

I casi possono risultare ancora più particolari. Per esempio, cosa succede...

  • uno dei tre amici soffre di gravi allergie e deve quindi portarsi i pasti da casa?
  • uno dei tre ha deciso di seguire una dieta che prevede un giorno di digiuno alla settimana?
  • uno paga il conto per tutti e tre?

Nel primo caso, vi dovrebbe comunque essere un rimborso spese, dato che queste si cumulano. Nel secondo no, perché chi digiuna non ha spese. Il terzo caso non dovrebbe costituire un problema, se tutti e tre conteggiano le spese con lo stesso servizio. In caso contrario, le cose potrebbero complicarsi.

In conclusione:

La questione dei rimborsi spese genera spesso discussioni, i cui costi possono risultare nettamente superiori agli importi in gioco – per non parlare delle sollecitazioni nervose per tutte le parti coinvolte.

Ci sentiamo quindi di rivolgere un appello ai datori di lavoro: i rimborsi forfettari risultano più efficienti e semplici da gestire, a condizione che rispecchino in modo ragionevole i costi reali di un pasto. La giurisprudenza in materia è scarsa, in particolare per le somme relativamente modeste dei rimborsi dei pasti, che rendono il ricorso ai tribunali assolutamente sproporzionato.

I giuristi si limitano a suggerire di evitare di porre esigenze eccessive alla documentazione delle spese. Il sistema dovrebbe essere basato sulla ragionevolezza delle richieste ed elasticità nel pagamento, sia da parte padronale che da quella del personale.

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