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Recht auf Akteneinsicht
Nach einiger Zeit antwortet die Personalabteilung: Auf Beschluss der Geschäftsleitung könne ihm nur Einsicht in einen Teil seines Personaldossiers gewährt werden. Und das auch nur, wenn er zuvor ein schriftlich begründetes Gesuch einreicht und angibt, welche Dokumente er einzusehen beabsichtige. Bei Genehmigung seines Gesuchs müsse er persönlich erscheinen und die benötigten Dokumente kopieren bzw. ausdrucken. Zudem müsse er wissen, dass das Ganze kostenpflichtig sei. Für Hans klingt das alles nach einer unzulässigen Einschränkung …
… womit er gar nicht mal so Unrecht hat. Denn gemäss Datenschutzgesetz hat er ein Recht auf Auskunft über den vollständigen Inhalt seines Personaldossiers. Dieses Recht kann er jederzeit einfordern. Er muss sein Interesse weder nachweisen noch glaubhaft machen. Er muss auch nicht begründen, warum er welche Dokumente einzusehen wünscht. Das ist Teil seines informationellen Selbstbestimmungsrechts.
Akteneinsicht ist kostenlos
Hierzu reicht es, wenn Hans seinem Arbeitgeber ein schriftliches Auskunftsbegehren zustellt, per Mail oder per Post. Sofern sichergestellt ist, dass die Akteneinsicht vor dem Eingriff Unbefugter genügend geschützt ist, kann diese ebenfalls auf schriftlichem Wege (also per Mail oder per Post) erfolgen. Die Akteneinsicht vor Ort erfolgt im gegenseitigen Einvernehmen, das heisst, der Arbeitgeber kann das vorschlagen. Es liegt aber an Hans, dem zuzustimmen.
Das Auskunftsbegehren von Hans kann sein Arbeitgeber nur in begründeten Fällen beschränken, verweigern oder aufschieben. Der Arbeitgeber muss dann Hans informieren, aufgrund welcher gesetzlichen Bestimmung und aufgrund welcher Tatsache er sich einer vollständigen Akteneinsicht widersetzt. Mit der alleinigen Aussage «die Geschäftsleitung hat entschieden …» ist es somit nicht getan. Der Arbeitgeber muss die Einschränkung überzeugend begründen können. Die vollständige Akteneinsicht ist die Norm – die Einschränkung die Ausnahme.
Die Akteneinsicht ist grundsätzlich kostenlos. Nur wenn der Aufwand besonders gross ist oder wenn im selben Jahr mehrfach um Akteneinsicht ersucht wurde, ohne ein ersichtliches Interesse, kann eine Aufwandsgebühr erhoben werden. Das Personaldossier ist die Grundlage für arbeitsrechtliche Entscheidungen und setzt die Weichen für die berufliche Karriere von Hans. Da das Personaldossier laufend nachgeführt wird, versteht es sich von selbst, dass Hans fortlaufend interessiert ist, was in seinem Personaldossier über ihn vermerkt wird. Es besteht daher keine Grundlage für die Erhebung einer Aufwandsgebühr.
Was, wenn der Arbeitgeber nicht einwilligt?
Grundsätzlich werden die Daten im Personaldossier für fünf Jahre aufbewahrt – es sei denn, es gibt eine anderslautende gesetzliche Vorschrift für spezifische Daten. Letztere können bis zu zehn Jahre lang im Personaldossier aufbewahrt werden. Wie weiter, wenn die Gespräche nicht fruchten und der Arbeitgeber uneinsichtig bleibt? Hans kann in diesem Fall sein Recht auf Akteneinsicht mittels gerichtlicher Klage am Gericht seines Wohnortes oder am Gericht am Sitz seines Arbeitgebers durchsetzen lassen. Der Richter wird das in einem vereinfachten Verfahren entscheiden. Die Unterstützung des SEV Berufsrechtsschutzes ist ihm hierbei gewiss.
Rechtsschutzteam SEV
