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Angle droit

Consulter son dossier: un droit

Jean a de quoi s’étonner: il travaille depuis de nombreuses années dans une moyenne entreprise privée et son certificat intermédiaire ne contient pas ce à quoi il se serait attendu. Cela le surprend. Il demande de pouvoir consulter son dossier personnel et en parle à son supérieur. Ce dernier lui promet de se renseigner. Après quelques temps, le service du personnel répond ceci: la direction a décidé de lui permettre de consulter une partie seulement de son dossier personnel. Et ceci uniquement s’il en fait la demande écrite en expliquant les motifs de sa démarche et en indiquant quels documents il désire consulter. Si sa demande est acceptée, il devra se présenter personnellement et copier les documents désirés, resp. les imprimer. De plus il doit savoir que sa démarche aura un coût. Jean considère que tout ceci ressemble fort à des tentatives de l’empêcher de consulter son dossier, et il trouve cela inadmissible. Et il n’a pas tort... Car selon la Loi sur la protection des données, il a le droit de demander des renseignements sur l’entier du contenu de son dossier personnel. Il peut demander à bénéficier de ce droit à tout moment. Il ne doit pas prouver l’intérêt de sa démarche ni la justifier. Il ne doit pas non plus donner les raisons qui le poussent à consulter certains documents. Cela fait partie de son droit à l’autodétermination individuelle en matière d’information.

En fait, Jean peut simplement faire une demande écrite de renseignement par e-mail ou par courrier postal à son employeur. Et dès le moment où l’on s’assure que la consultation du dossier est protégée de toute intervention d’un tiers non-autorisé, elle peut aussi se faire par écrit: soit par e-mail, soit par courrier postal. Une consultation du dossier sur place se fait si les deux parties sont d’accord, donc l’employeur peut le proposer mais Jean peut refuser.

La demande de renseignements de Jean peut être limitée, refusée ou différée par son employeur uniquement dans certains cas dûment motivés. L’employeur doit alors informer Jean des raisons légales et des faits sur lesquels il se base pour refuser une consultation du dossier personnel complet. La simple explication «la direction a décidé...» n’est pas suffisante. L’employeur doit donner des motifs convaincants pour expliquer une telle limitation. La consultation du dossier complet est la norme. Toute limitation représente une exception.

La consultation du dossier ne coûte en principe rien. C’est seulement lorsque cela représente une charge considérable ou lorsqu’une telle demande est faite plusieurs fois durant la même année sans raison évidente que des frais peuvent être facturés. Le dossier personnel constitue la base de toute décision en rapport avec les conditions d’engagement et définit les jalons de la carrière professionnelle de Jean. Etant donné que le dossier personnel est constamment tenu à jour, on comprend bien que Jean peut montrer régulièrement de l’intérêt à le consulter, afin de savoir ce qui est dit sur lui. Il n’y a dès lors aucune raison de prélever des frais.

En principe, les données d’un dossier personnel sont conservées durant cinq ans, à moins qu’il n’y ait une réglementation qui stipule autre chose pour certaines données spécifiques. Dans ce cas les données peuvent être conservées durant dix ans.

Comment faire lorsque la discussion ne mène nulle part et que l’employeur campe sur ses positions ? Dans un tel cas, Jean peut faire valoir son droit à consulter son dossier personnel par une action en justice auprès du Tribunal de son lieu de domicile ou celui du siège de son employeur. Le juge rendra son verdict au cours d’une procédure simplifiée. Et il ne fait aucun doute que si elle est demandée, l’assistance judiciaire du SEV sera accordée.

Team d’assistance judiciaire du SEV

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