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E-mails privés et professionnels? Mix explosif

Berti n’est pas un as de la technique. C’est probablement pour cette raison qu’il utilise le canal des mails professionnels aussi bien pour la correspondance liée au travail que pour son courrier privé. Un jour, il raconte cela à son collègue de travail, qui le met en garde. En effet, Berti n’a pas pensé à toutes les questions liées aux e-mails professionnels.

Les employeurs sont tentés d'exercer un certain contrôle sur leurs collaborateurs via le système des e-mails professionnels.

Celui qui se connecte sur Internet laisse des traces et les e-mails professionnels ne font pas exception. Naturellement, les employeurs sont fort intéressés par ces traces laissées sur Internet, pour exercer un certain contrôle.

Du point de vue légal, surveiller les collaborateurs au détriment de leur santé ou de leur liberté de mouvement est interdit. Il en va de même pour une surveillance du comportement et une utilisation systématique de programmes espions. Mais, lorsqu’il s’agit d’éviter que des dommages soient causés à l’entreprise ou que le personnel n’abuse avec l’utlisation des courriels professionnels à des fins purement privées pendant le temps de travail, un contrôle du rendement et du fonctionnement est autorisé, dans une certaine mesure. Dans la pratique, de nombreuses entreprises se montrent assez souples concernant l’utilisation du compte de messagerie professionnel à des fins privées, pour autant que cela reste raisonnable. Consulter le règlement d’utilisation de l’employeur à ce sujet permet d’éviter des conflits avec ses supérieurs.

L’employeur a la possibilité technique d’accéder à la messagerie de ses collaborateurs. Toutefois, il n’a pas le droit de tout sauvegarder. Habituellement, ce sont les données accessoires de la communication électronique qui sont sauvegardées. Il s’agit du journal, où figurent l’heure du message, l’adresse de l’expéditeur et du destinataire, l’objet, les paramètres d’importance et de confidentialité. D’autres données, telles que le nombre d’annexes, le volume des messages, la signature digitale ou l’adresse IP sont également accessibles. Il n’est pas exclu qu’une partie du contenu du message s’affiche et soit aussi sauvegardée.

La durée de conservation des données n’est pas réglée par la loi. Elles sont sauvegardées aussi longtemps qu’elles ont un rôle à remplir et en respectant le principe de la proportionnalité - donc même si les rapports de travail ont pris fin. En général, elles sont conservées pendant 10 ans. Si nécessaire, ces données peuvent être analysées. L’employeur doit s’assurer que seulement les messages professionnels sont consultés. Les données anonymisées, soit celles où il est impossible d’identifier le collaborateur, peuvent être consultées à des fins statistiques. L’employeur peut y accéder de manière ponctuelle en cas d’anomalies ou d’irrégularités. L’anonymat des données conservées tombe quand il existe un soupçon d’abus ou quand il y a abus. Ces données contiennent des informations qui permettent d’identifier les collaborateurs. L’analyse des données est soumise à une réglementation.

Selon le code des obligations, l’employeur a seulement accès aux données liées à la capacité de l’employé à remplir sa fonction ou nécessaires à l’exécution du contrat de travail. Les données ne peuvent être collectées que de manière licite et non pas secrètement, sous les effets de la tromperie ni de la contrainte. Elles ne peuvent être utilisées que dans un certain but et l’employé doit en être informé au préalable. Il faut traiter autant de données que l’exige le cas mais aussi peu que possible. L’employeur doit procéder de manière sécurisée et confidentielle. Il doit également s’assurer que les informations sont correctes et actuelles.

Dans certains cas, l’employeur fait pression pour obtenir le consentement du collaborateur afin de justifier une surveillance. La protection des employés est primordiale car, comme salariés, ils ne sont pas sur un pied d’égalité avec l’employeur. Si une surveillance a été autorisée, elle ne se base malheureusement pas toujours sur un libre consentement. En principe, quand des mesures de surveillance radicales sont engagées, on peut difficilement évoquer le consentement comme motif justificatif.

Berti a été bien conseillé: plutôt créer une adresse mail privée pour sa correspondance personnelle. Comme évoqué ci-dessus, il devrait aussi jeter un coup d’oeil au règlement d’utilisation de son employeur afin qu’il soit au courant de ce que ce dernier attend de lui. Si ses mails ont un contenu personnel, il devrait les signaler comme «privés». Ils seront alors considérés comme tels. Si Berti se sent «espionné», il peut soumettre une demande d’accès écrite (avec copie d’une pièce d’identité) à son employeur. En l’absence de disposition légale ou si aucun intérêt prépondérant de la part de l’employeur ou d’un tiers ne s’y oppose, l’employeur est tenu de divulguer les données.

Service juridique du SEV

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