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Was darf man mit einer Vollmacht machen?
Max ärgert sich gerade gewaltig über seinen Kollegen Fritz. Max hat ihm die Erlaubnis erteilt, in seinem Namen beim Restaurant «Zur goldenen Gans» für 15 Personen eine Abendeinladung zu organisieren mit Kostendach von 30 Franken pro Person. Fritz sollte das für ihn tun, er wollte seine Kegelkollegen damit überraschen. Die Überraschung ist auch gelungen. Dann hat Max aber mit der Rechnung eine noch grössere Überraschung erlebt. Es sind nämlich nun Kosten von 60 Franken pro Person entstanden.
Max hat Fritz eine Vollmacht mit einem klaren Auftrag geben. Somit war Fritz handlungsfähig und konnte die Reservierung vornehmen. Er hat dabei über das Ziel hinausgeschossen.
Was bedeutet das nun rechtlich?
Wer einem andern eine Vollmacht gibt, ermächtigt den Vollmachtnehmer eine bestimme Handlung auszuführen oder bestimmte Daten einzusehen, oder mit einem bestimmten Geldbetrag einen Auftrag auszuführen. Es kann auch eine Person zur Auskunft bevollmächtigt werden, wenn hier sonst eine Schweigepflicht besteht. Die Vollmacht muss die Namen des Vollmachtgebers (hier Max) und des Vollmachtnehmers (hier Fritz) enthalten sowie möglichst genau den Umfang der Handlung, zu der jemand bevollmächtigt ist. Ein Zweizeiler kann völlig ausreichen, wenn klar erkennbar ist, wer der/die Vollmachtnehmer:in ist, wer die Vollmacht gibt und was der Rahmen der Handlung ist. Im Geschäftsverkehr sind es dann aber in der Regel lange und sperrige Dokumente. Hierbei handelt es sich in der Regel um Generalvollmachten (eine für alles) oder um eine komplex umschriebene Vollmacht. Vollmachtgeber:innen sind sicher gut beraten, dieses Dokument sorgfältig zu lesen. Die Vollmacht kann auch jederzeit widerrufen werden.
Solange es also um alltägliche oder ganz klar zu bestimmende Handlungen geht, ist der Umfang der Handlung recht klar und einfach zu umschreiben. Schwieriger wird es dort, wo nicht ganz klar ist, um was es geht, beispielsweise bei Vollmachten für anwaltliche Vertretungen oder für Finanzdienstleistungen. Oder aber auch dort, wo es um die Einholung von Daten mit oftmals sensiblem Inhalt geht, wie zum Beispiel bei medizinischen Akten. Mit einer Vollmacht kann man nicht nur jemanden zum Handeln im eigenen Namen beauftragen, sondern auch Personen mit einer Schweigepflicht von dieser entbinden.
So darf ohne Vollmacht keine Ärztin Auskunft über ihre Patienten geben oder ein Anwalt über seine Klientinnen oder eine Bank über ihre Kundschaft. Hier wird nun vor allem von Seiten der Versicherungen oft mit sogenannten Generalvollmachten gehandelt. Die Vollmacht gilt also für alles und in jedem Moment. Generalvollmachten sind gemäss Datenschutzbeauftragtem soweit zulässig, wenn sie nur für die Beschaffung der Daten verwendet werden, die zur Erledigung der gestellten Aufgabe auch notwendig sind, und nicht auch noch für Informationen, die vielleicht auch noch interessant wären. Bei Generalvollmachten muss erkennbar sein, welche Fragestellung von wem für was bearbeitet wird. Wenn beispielsweise eine Mitarbeiterin einen Unfall hatte, so dürfen Betriebsärzte nur die medizinischen Daten erheben, die zur Klärung der Arbeitsfähigkeit im Zusammenhang mit diesem Unfall notwendig sind, und nicht noch die Akten zu den Kinderkrankheiten einfordern. In der Regel wird das auch so gemacht. Wenn es mehr Daten brauchen würde, müsste der Vollmachtgeber entsprechend informiert und wiederum zur Erteilung einer Vollmacht aufgefordert werden.
Fazit
Alles schön und gut, aber Max sitzt nach wie vor auf den doppelten Kosten. Fritz ist nun über seine Vollmacht hinaus Verbindlichkeiten eingegangen. Für die Kosten von 30 Franken pro Person war er bevollmächtigt, nicht aber für die Mehrkosten. Somit hat Fritz seine Befugnisse bzw. seine Vollmacht überschritten und muss die Mehrkosten selber tragen. Die zwei werden also noch einiges zu klären haben.
Rechtsschutzteam SEV
